Tips Untuk Membuat Acara Kajian

 

 

Bismillah.

Berikut ini kami sajikan beberapa cara atau metode untuk menyiapkan sebuah kegiatan kajian atau pelajaran dalam kegiatan ma’had dan yang semacamnya. Semoga bermanfaat.

Penentuan Pembicara

Untuk menyiapkan sebuah kajian tentu dibutuhkan pembicara atau pemateri. Diantara hal yang harus diperhatikan dalam menentukan pembicara adalah; memilih pembicara yang sudah dikenal atau diketahui latar belakang keilmuan dan manhajnya dalam beragama.

Selain itu hendaknya dipilih pembicara atau pemateri yang sesuai dengan tema atau orang yang cocok/memiliki kemampuan di bidangnya. Apabila kegiatan semacam ini sudah pernah diadakan maka bisa dikonsultasikan dengan orang yang lebih senior atau lebih berpengalaman dalam hal ini.

Konfirmasi Waktu

Apabila pembicara termasuk orang yang memiliki jadwal mengajar yang cukup padat maka hendaklah dikonfirmasi kesanggupannya untuk mengisi pada waktu sebagaimana sudah dijadwalkan. Konfirmasi yang paling bagus adalah dengan bertemu langsung. Namun, apabila hal itu tidak memungkinkan karena kendala tertentu maka bisa dilakukan melalui telpon atau sms atau sarana komunikasi yang lainnya.

Untuk itu, panitia harus menyiapkan kontak/nomor hp dari pembicara atau pemateri tersebut. Hendaknya nomor hp ini dicatat di dalam phone book atau kalau perlu dibuat arsip khusus telpon pembicara/ustadz yang sekiranya perlu untuk dihubungi dalam kegiatan ini atau kegiatan-kegiatan lain di masa yang akan datang.

Perijinan Tempat

Untuk bisa melaksanakan kajian atau acara maka dibutuhkan tempat yang jelas dan nyaman serta kondusif untuk belajar. Biasanya untuk kajian, tempat yang paling cocok adalah di masjid, di samping karena keutamaan duduk di masjid maka diperoleh juga keutamaan menimba ilmu. Selain itu, secara umum masjid memang menyediakan kesempatan bagi acara semacam kajian dan pelajaran agama.

Kendala yang kerap dijumpai adalah jadwal penggunaan masjid yang tidak kita ketahui. Oleh sebab itu perlunya panitia membuat surat perijinan setelah terlebih dulu berkonsultasi dengan pihak yang berwenang di masjid semisal ketua takmir, pengurus masjid, dan yang semacamnya. Hal ini bertujuan agar kegiatan jama’ah yang lainnya semisal TPA atau pengajian warga tidak terganggu kelancarannya. Selain itu dengan adanya surat ijin yang jelas bisa menepis prasangka negatif yang mungkin timbul.

Publikasi Acara

Setelah tema dan pembicara serta perijinan tempat sudah jelas, maka kegiatan ini bisa dipublikasikan kepada khalayak melalui sarana-sarana yang bisa dimanfaatkan seperti halnya menggunakan pamflet, leaflet, buletin, website, facebook, sms, dsb. Untuk bisa mendapatkan hasil yang optimal maka hendaknya publikasi juga dibuat secara baik dan jelas serta mudah dipahami maksudnya.

Untuk itu, apabila misalnya publikasi itu berupa pamflet, hendaknya diperiksa semua data dan informasi yang hendak ditampilkan di dalamnya. Apakah informasi yang hendak disampaikan benar-benar sudah fix, semisal pembicara, tempat, dan waktunya. Apabila tempat acara ini kurang dikenal maka sebaiknya diberikan keterangan yang lebih jelas untuk memudahkan hadirin, ini bisa dibuat dalam bentuk peta atau dengan kata-kata.

Penyebaran Publikasi

Apabila publikasi ini berupa selebaran, pamflet dan yang semacamnya maka tentu dibutuhkan tim penyebar publikasi. Diantara sarana yang harus disiapkan untuk ini adalah kendaraan dan alat untuk menempel publikasi tersebut. Kendaraan yang paling mudah untuk bisa menyebarkan publikasi ini adalah sepeda motor, di samping lebih mudah didapatkan -bisa dengan meminjam atau membonceng jika tidak punya- maka ia juga lebih ramping sehingga bisa memasuki daerah/jalan yang tidak lebar.

Secara umum dibutuhkan waktu satu sampai dua jam untuk menyebarkan publikasi acara kajian dalam jumlah sedang -misalnya pamflet sebanyak 30-50 eksemplar- untuk area penyebaran di dalam kota dengan radius 5 – 10 km dengan target masjid-masjid yang strategis atau tempat pengumuman yang bisa dijangkau masyarakat umum. Hal ini bisa dilakukan lebih cepat apabila tim ini sudah menguasai medan dan mengetahui lokasi yang hendak dipasang padanya informasi tersebut.

Konsumsi Pembicara

Biasanya untuk acara kajian atau pengajian dibutuhkan minum dan snack untuk pembicara. Hal ini di samping sudah menjadi tradisi yang bagus, maka ia juga bermanfaat untuk bisa menjalin hubungan antara panitia dengan pembicara. Minimal dengan adanya snack dan minuman, bisa mengobati rasa haus yang mungkin dirasakan oleh pembicara mungkin karena jarak perjalanan yang cukup jauh atau memang belum sempat sarapan misalnya. Hal ini patut untuk diperhatikan oleh panitia. Karena kondisi pembicara akan sangat mempengaruhi proses penyampaian materi yang dilakukannya.

Oleh sebab itu sebaiknya panitia menugaskan orang khusus yang melayani ustadz atau pembicara dalam hal ini; yaitu menyerahkan snack dan minuman ketika pulang apabila pembicara tersebut lupa, dan hal ini kerapkali terjadi. Selain itu panitia juga bisa mengkomunikasikan dengan ustadz hal-hal yang sekiranya penting misalnya permohonan maaf apabila peserta yang hadir tidak begitu banyak. Hal ini secara alamiah akan membangun hubungan baik antara panitia dengan pemateri. Karena di dalamnya terkandung perasaan saling memiliki kegiatan ini.

Mengkondisikan Peserta

Untuk melaksanakan kegiatan kajian dan semacamnya tentu dibutuhkan suasana yang kondusif. Diantara unsur paling pokok untuk itu adalah kehadiran para peserta tepat pada waktunya dan mengikuti kegiatan ini dengan baik. Untuk itu sangat dianjurkan bagi panitia untuk mendata peserta yang hendak hadir, bisa dengan cara membuat format konfirmasi atau pendaftaran via sms. Hal ini akan sangat menunjang kondisi kegiatan belajar mengajar atau kajian yang diadakan.

Di samping itu dibutuhkan orang-orang yang ditugaskan secara khusus untuk memantau kehadiran santri/peserta dengan menggunakan daftar/buku presensi. Manfaat presensi adalah untuk melihat tingkat kesungguhan santri dalam belajar dan mengikuti kajian. Apabila dia jarang hadir maka ini menunjukkan bahwa ada kendala yang membuatnya tidak bisa hadir secara rutin. Hal ini bisa ditindaklanjuti dengan menghubungi santri yang bersangkutan untuk mengetahui keadaannya, bisa jadi sakit atau yang lainnya.

Untuk lebih mengefektifkan hal ini, panitia juga bisa melibatkan pengajar dengan memintanya mengabsen kehadiran santri dengan memanggil nama-nama mereka satu persatu. Hal ini juga bisa semakin memperkuat jalinan hubungan antara pembicara dengan peserta dan panitia. Dalam saat-saat tertentu, pembicara juga bisa bertanya langsung kepada santri untuk mengetahui pemahamannya terhadap materi yang disampaikan. Hal ini akan bisa dilakukan jika pengajar mengenal santri tersebut. Tentu berbeda pengaruhnya jika pengajar dan santri saling mengenal dengan baik.

Dokumentasi Kegiatan

Salah satu unsur yang penting dan bermanfaat untuk mengoptimalkan kegiatan kajian adalah dokumentasi acara tersebut dalam bentuk tulisan atau rekaman suara, atau berupa video jika memungkinkan. Hal ini sangat bermanfaat terlebih di masa sekarang ini dimana sarana informasi sangat mudah diperoleh melalui jaringan telekomunikasi.

Untuk ini dibutuhkan orang-orang yang khusus untuk merekam dan mengarsipkan serta menyebarkan hasil kajian ini baik berupa rekaman atau catatan. Hal ini sangat berguna untuk meningkatkan kualitas kegiatan dan juga memperkuat pemahaman peserta dan memberikan tambahan informasi bagi yang tidak bisa hadir dalam acara.

Untuk mendukung fungsi ini maka keberadaan sarana semacam website dan facebook serta jejaring sosial yang lain akan sangat berguna. Sehingga rekaman kajian yang sudah ada bisa dishare/dibagikan kepada khalayak dan bisa diperoleh oleh masyarakat dimana pun mereka berada. Ini salah satu manfaat yang sangat besar dengan hadirnya teknologi informasi masa kini, dan ini juga yang masih kurang dioptimalkan.

Evaluasi Pembelajaran

Apabila kegiatan kajian ini bersifat terprogram dengan kurikulum yang jelas panduan dan materinya maka dibutuhkan adanya suatu proses evaluasi. Hal ini bisa diwujudkan dalam bentuk kuis, ujian, dan lain sebagainya. Intinya adalah ada suatu upaya untuk mengetahui tingkat pemahaman peserta terhadap materi-materi yang telah disampaikan. Format evaluasi ini bisa disesuaikan dengan kondisi peserta dan kendala yang dihadapi.

Apabila kita melihat pada praktek yang dterapkan para ulama, biasanya evaluasi ini dilakukan dalam bentuk tanya-jawab di sela-sela pelajaran, jika itu adalah berupa pengajian atau ceramah. Apabila kegiatan itu berupa perkuliahan maka mereka pun memberikan soal-soal ujian sebagaimana yang sudah ma’ruf kita kenal di sekolah atau perguruan tinggi di masa kini. Dari ujian inilah bisa diukur sejauh mana pemahaman peserta dan keberhasilan proses pembelajaran.

Konsumsi Peserta

Acara kajian pada hakikatnya adalah kegiatan yang memberikan masukan kepada peserta dalam bentuk ilmu dan pemahaman. Sehingga ditinjau dari sisi ini, konsumsi yang sebenarnya dalam acara ini adalah materi kajian itu sendiri. Hanya saja, terkadang dibutuhkan bentuk konsumsi yang lebih konkret -semisal makanan atau minuman- untuk memberikan dukungan kenyamanan bagi peserta dalam menjalankan kegiatan ini. Di samping itu dengan adanya konsumsi makanan/minuman bisa menyegarkan suasana dan kondisi badan yang mungkin kurang siap.

Hal ini bisa saja diberikan sesuai dengan kemampuan panitia kajian, dan lebih mudah lagi jika memang ada alokasi dana dari peserta atau donatur untuk menyiapkan konsumsi ini. Minimal air mineral gelas yang bisa didapatkan dengan mudah di toko atau swalayan. Apabila hal ini tidak memungkinkan karena kendala finansial atau kondisi lain yang tidak memungkinkan maka konsumsi semacam ini tidak masalah ditiadakan. Barangkali untuk sebagian golongan masyarakat keberadaan konsumsi untuk acara pengajian adalah bagian yang tidak bisa dipisahkan, oleh sebab itu masalah ini juga tidak bisa diremehkan begitu saja, terlebih lagi apabila kita berada di tengah masyarakat yang majemuk.

Demikian sedikit berbagi pengalaman dan info ringan yang barangkali bisa bermanfaat bagi para aktifis dakwah atau pengurus pengajian. Memang, mengurus pengajian dibutuhkan kesabaran, dan lebih daripada itu ia juga membutuhkan keikhlasan.

Wa shallallahu ‘ala Nabiyyina Muhammadin wa ‘ala alihi wa sallam.
Walhamdulillahi Rabbil ‘alamin.

NB : Ini hanyalah sekedar buah pengalaman yang kami peroleh. Ia bukan ayat, juga bukan hadits, bukan pula fatwa ulama, sehingga apabila ada kesalahan dan kekurangan maka kami pun sangat terbuka untuk menerima nasihat, masukan, dan saran dari anda. Semoga yang sedikit ini berguna bagi kita, wallahul muwaffiq.